Prezentacija mandatara Oreškovića – The Good, The Bad, and The Ugly

Prezentacija mandatara Oreškovića – The Good, The Bad, and The Ugly

Blog o prezentacijama, ne politici.

Prezentaciju možete naći na: https://www.scribd.com/doc/296250656/Mandatar-Prezentacija-Programa-Vlade-Rh-Sabor-22-1-2016-1

THE GOOD

Krenimo prvo s dobrim, a to je upotreba PowerPoint prezentacije kao pomoćnog alata pri prenošenju željenih ključnih poruka što je već duže vrijeme dobra praksa i način funkcioniranja u svijetu biznisa, a evo danas imamo priliku sudjelovati istomu kao presedanu u domaćoj politici. Naime, nebrojeno puta je dokazano da upotreba vizualnih pomagala pomaže kako razumjevanje tako i pamćenje poruka te time značajno potpomaže proces donošenja odluka, a donošenje odluka je vjerojatno i najznačajnija poveznica i ključna karakteristika svijeta biznisa i svijeta politike. Time svi argumenti i komentari koji su se mogli čuti u Saboru i šire jednostavno padaju u vodu i radi se, nažalost, jednostavno o činjenici da mnogi političari tim alatom (kao i mnogim drugim) ne barataju i ne razumiju ga. Kao najčešća zamjerka prezentaciji navodi se pojednostavljivanje materije, a upravo je pojednostavljivanje preduvjet svake uspješne komunikacije i razumijevanja. Zanimljivo je da isti takav govor bez pomoći prezentacije ne bi bio okarakteriziran kao prejednostavan. Iskorak i upotrebu PowerPoint prezentacije u politici tako možemo samo pozdraviti.

THE BAD

Pištolji ubijaju, pištolji međutim i spašavaju živote. I tu dolazimo do najvećeg problema ove prezentacije, a to nije dilema jesu li prezentacije kao takve dobre ili ne, već kakav je konkretno njen sadržaj i sekundarno format. Od 6 ključnih pitanja (eng. 6W: who, what, where, when, why, how) – tko, što, gdje, kada, zašto, kako – nismo dobili odgovor na možda i najvažnije, a to je „kako?“. Gdje smo sada i kuda bi željeli doći ionako svi znamo. Stavimo li prezentaciju u poslovni kontekst, prezentacija koja primjerice na Upravnom odboru tvrtke predstavlja novu strategiju, a nema bar osnovne smjernice kako se strategija  namjerava provesti, jednostavno ne može proći. Tako je famozni 12. slajd prezentacije koji je trebao biti THE slajd ostao prazan. Također, ako pogledamo sadržaj prezentacije (slajd br.2) vidimo da je posljednja točka prezentacije „Sažetak i slijedeći koraci“. Međutim na kraju prezentacije takav sadržaj nećemo naći. Ponovno, u poslovnom svijetu bi tako nešto teško prošlo, baš kao i neažurni podaci poput mjesta na Doing Business ljestvici  gdje je pomak sa 65. na 50. mjesto predstavljen kao jedan od glavnih ciljeva, a Hrvatska je već po posljednjem izvješću na 40. mjestu. Format odnosno izgled prezentacije nikako nije ključna stvar međutim on ipak nešto govori o autoru prezentacije. Izgled prezentacije nema ulogu prezentaciju učiniti „lijepom“ već jasnom, razumljivom, preglednom – ukratko nešto što ne smije stati na put sadržaju prezentacije. U tom smislu postoji niz problema navedene prezentacije, evo ih nekoliko:

  • nekoliko vrsta fontova, boja i formata teksta na istom slajdu što ukazuje na copy-paste sadržaja iz raznih izvora bez truda da se isti uskladi (primjer slajd 4)
  • korištenje fotografija kao dekoracija, a ne kao moćnog alata prenošenja poruka – nije vizualizirano što je vizija već je fotografijom teleskopa vizualizirana sama riječ „vizija“ (primjer slajd 11). O autorskim pravima ćemo neki drugi put…

Mala digresija – čini se da je gosp. Orešković sam pripremao prezentaciju – spomenutu            fotografiju na 11 slajdu ne pronalazimo u Google images kada tražimo po ključnoj riječi               „vizija“, ali ako upišemo na engleskom „vision“ eto te fotografije na kraju prvog reda…

  • pozadinska karta Europe na slajdu 8 „Vizija 2020.“, iako sa sadržajem tog slajda nema veze, već je vjerojatno relikt sa prethodnog slajda

 

The Ugly

Najružnije u svemu ovome je da navedena prezentacija nije ništa lošija od prosječne prezentacije koje danas viđamo u poslovnom svijetu, čak je i bolja u nekim segmentima što je bilo i za očekivati obzirom na iskustvo autora. I tu dolazimo do najvećeg problema komuniciranja prezentacijama, a to je da unatoč masovnom korištenju prezentacija i to posebno kod velikih i važnih projekata i odluka, kao poslovni svijet u cjelini gotovo nikakvu pažnju nismo posvetili tome da ljude educiramo kako da se prezentacijama služe. Svi tako improviziramo i kopiramo ono što smo već vidjeli od drugih i tako samo ponavljamo jedne te iste greške i čudimo se zašto se gotovo svi danas groze već na samu riječ prezentacija, a napraviti ili ići slušati neku prezentaciju doživljavaju kao kaznu. Postoje alati, tehnike i metode koje nam mogu pomoći napraviti kvalitetnu prezentaciju, postoji najbolja praksa koja je dokazala da to funkcionira, postoje istraživanja koja potvrđuju ispravnost jednog pristupa u odnosu na neke druge. Međutim, suprotno uvriježenom mišljenju to rješenje nije tečaj PowerPoint-a, PowerPoint je samo tehničko znanje i alat kako prezentaciju iz glave prenijeti na papir/ekran/platno. Ono što je mnogo važnije i što primarno određuje kvalitetu (poslovne) prezentacije je njena struktura, sadržaj, poruke, priča te vizualizacija tih poruka i priče (ako govorimo o samim slajdovima).

www.prezentacija.hr

 

Treba li prezentacija biti pametna ili lijepa?

Kolumna za Poslovni dnevnik: http://www.poslovni.hr/tips-and-tricks/treba-li-prezentacija-biti-pametna-ili-lijepa-269748

U skladu s predrasudama da je izrada prezentacije igra s fontovima i grafovima, klijenti me često traže da im ‘uljepšam prezentaciju’.

Priča je 'ljepilo' koje informacije drži na okupu/FOTOLIA
Priča je ‘ljepilo’ koje informacije drži na okupu/FOTOLIA

Područje osmišljavanja i izrade prezentacija je prepuno mitova i predrasuda. Jedna od najukorijenjenih takvih predrasuda je ta da za napraviti dobru prezentaciju prvenstveno treba biti dizajner, odnosno treba se znati napraviti lijepe slajdove.

U skladu s time je i opće prihvaćena percepcija prezentacija i poslova vezanih za izradu prezentacija kao nečega gdje se prvenstveno igra s bojama, fontovima, oblicima i drugim vizualnim elementima prezentacije. Tako i mene klijenti često traže da im “uljepšam” prezentaciju. Do istog zaključka ćete doći i ako na internetu potražite savjete i pravila za izradu prezentacija jer oni će se u velikoj većini slučajeva odnositi upravo na takve aspekte prezentacija. Daleko od toga da se tu ne može naći kvalitetnih savjeta, međutim oni su uglavnom vrlo daleko od onoga što je za prezentacije ključno. To bi otprilike bilo kao da kada kupujete automobil da se fokusirate na boje i dizajn sjedala.

Iako nisu potpuno nevažni, boje i dizajn sjedala vrlo vjerojatno ne bi trebali biti visoko na listi prioriteta kod odabira automobila. Ono što je kod automobila mnogo važnije je nesumnjivo oblik karoserija i namjena automobila, broj sjedala, performanse, zapremnina prtljažnog prostora i slično. Tako i kod prezentacija postoje mnogo važnije stvari od boja i fontova iako one nažalost uglavnom promaknu prosječnoj osobi koja je fokusirana na uljepšavanje. Elementi koji su ključni za osmišljavanje i izradu prezentacije su ciljevi, struktura, priča i vizuali.

Ciljevi
Nije potrebna prevelika mudrost da se zaključi da prezentacija treba imati cilj, međutim čitajući ili slušajući brojne prezentacije nerijetko se zapitamo imaju li one neki cilj osim “dogurati” do posljednjeg slajda. Ako govorimo o poslovnim prezentacijama, tada je prezentacija najčešće određeni temelj i priprema za donošenje poslovne odluke. Stoga vrlo jasno trebamo odrediti koji su to konkretni ciljevi naše prezentacije: želimo li nekoga u nešto uvjeriti, želimo li nešto prodati, želimo li educirati publiku? Što konkretnije definiramo ciljeve to imamo bolju šansu prezentaciju usmjeriti da te ciljeve i postignemo.

Struktura
Kada smo odradili pripremu prezentacije, a prvenstveno dobro definirali ciljeve u odnosu na publiku i postojeći poslovni kontekst, tada je potrebno definirati strukturu prezentacije odnosno odrediti njene sastavne dijelove. Sastavni dijelovi prezentacije su teme odnosno neke cjeline koje želimo obuhvatiti u odnosu na cilj prezentacije. Osim samog definiranja cjelina trebamo voditi računa i o logičnom poretku tih cjelina kao i na željenom naglasku na pojedine dijelove. Ovaj dio je nažalost najčešće posljedica toga koliko “materijala” imamo o pojedinoj temi, a ne nešto što je napravljeno i promišljeno s namjerom.

Priča
Nešto što je s jedne strane ključno, a s druge strane ljudima vrlo teško prihvatiti je promjena fokusa od velike količine podataka koje “istovarimo” u prezentaciju prema nekolicini ključnih poruka koje zapravo publici želimo prenijeti. A te ključne poruke sa svojim redoslijedom zapravo čine priču koja je temelj prezentacije, dok je sva sila podataka samo nešto što nam može pomoći tu priču argumentirati i potkrijepiti dokazima. Priča je to ljepilo koje informacije drži na okupu te im daje interpretaciju i smisao. Priča je začin koji od suhoparnih podataka može učiniti nešto zanimljivo, nešto što vrijedi poslušati ili pročitati. Mislite li da su vam prezentacije dosadne, priča je to na čemu trebate poraditi.

Vizuali
Fizički dio prezentacije, odnosno popularni “slajdovi” dolaze tek na kraju procesa osmišljavanja prezentacije. Kao što se pri snimanju filma ne uzme odmah kamera i počne se snimati, nego se prvo napravi plan, scenarij, storyboard i sve drugo što je potrebno prije samog snimanja, tako i pri izradi prezentacije sami slajdovi dolaze tek na kraju. U praksi je nažalost situacija da kada trebamo napraviti prezentaciju da odmah upalimo PowerPoint ili neki drugi program i počnemo sklapati prezentaciju od par starih slajdova, par novih, par slajdova koje nam pošalje kolega, a sve bez ikakvog koncepta i pripreme. I to se vidi. Slajdovi su ustvari vizualni moduli koji prenose određene dijelove priče, tj određene ključne poruke prezentacije i stoga je nemoguće napraviti dobar slajd prije nego što su te ključne poruke jasno definirane. Slajd ima namjenu da što više vizualnim jezikom prenese i ilustrira naše ključne poruke po osnovnom principu jedan slajd=jedna poruka.

Na samom kraju izrade prezentacije možemo se posvetiti bojama, fontovima i ostalom formatiranju pojedinih elemenata slajda te tako dodati onaj završni finiš i “ljepotu” prezentaciji. Međutim sada već znate da prava ljepota dolazi iznutra, a zove se razumljivost, jasnoća, strukturiranost, odnosno sve što prezentaciju čini pametnom i što bi na red trebalo doći puno prije i čemu bi trebalo pridavati puno više pozornosti u odnosu na boje i fontove. Tako je i sama izrada prezentacije mnogo pametniji posao nego što to ljudi misle, odnosno zahtijeva mnogo više razmišljanja, analiziranja i strukturiranja nego napora da se nešto učini samo lijepim. Dobra vijest je da su pametne, jasne, strukturirane i logične prezentacije najčešće ujedno i lijepe.

* Autor Luka Krejči, MBA, je direktor i predavač u tvrtki Prezentacija d.o.o. koja se bavi poslovnim prezentacijama

Pet stvari koje trebate znati o informiranju menadžera

Sposobnost efikasne komunikacije već je godinama prepoznata kao nužna poslovna vještina za svakog „uredskog“ djelatnika, a s posebnim naglaskom na osobe uključene u poslovno odlučivanje na srednjim i višim razinama. Kao posljedica toga pojavio se cijeli niz tečaja, radionica, trenera i programa fokusiranih upravo na razne komunikacijske vještine, pa tako i na prezentacijske vještine obzirom da su prezentacije postale nezaobilazan element poslovne komunikacije i podloga procesu odlučivanja. Problem je međutim što se u segmentu prezentacija svi ti napori fokusiraju ili na „soft skills“ prezentacijske vještine, javni govor i nastup, ili na savjete oko formatiranja pojedinih elemenata PowerPoint prezentacije: upotreba font-ova, boja, i slično. Ono što nedostaje, a što je zapravo ključno, je područje osmišljavanja prezentacije kao neke logične „priče“ te područje izrade prezentacije s naglaskom na efikasno i vizualno prenešenje željenih poruka, čemu neizostavno pripada i efikasno komuniciranje kvantitativnih poruka pravilnim odabirom i formatiranjem grafova. Nužna pretpostavka ovakvog pogleda na prezentacije je sposobnost da od cijele „šume“ informacija koje imamo kreiramo nekoliko ključnih poruka te da jasno definiramo što očekujemo kao ciljeve nakon same prezentacije. Ti se koraci nažalost najčešće preskaću, a gotovo svakodnevno smo svjedoci i žrtve takvih nestrukturiranih, nesuvislih i nejasnih prezentacija.

Kontroling kao ključan dio procesa poslovnog odlučivanja u dijelu analize i pripreme očita je ciljana skupina strukturiranom pristupu prezentacijama. Neke od ključnih grešaka koje kontroleri rade u prezentacijama su slijedeće:

Ciljevi prezentacije: prezentacije bi trebale imati vrlo specifične ciljeve, a ne biti same sebi svrhom. „Imam prezentaciju“ i „trebam pokazati neke brojke“ najčešći je, ali daleko od optimalnog pristupa. Prezentacija je alat koji vam treba pomoći da svoje poruke prenesete putem moćnog (vizualnog) kanala, ali te poruke su tek sredstvo kojim „prodajete“ neku svoje ideje i svoje profesionalno viđenje određene poslovne situacije i preferirane odluke kao vjerojatnog pravog cilja prezentacije.

Objektivnost: Kontroleri se vrlo često izgovorom „objektivnosti“ brane od imanja stava i argumentirane preporuke. Ako vam „prodaja“ ideja zvuči neprivlačno razmišljajte o prezentaciji kao o uvjeravanju (na engleskom se kaže presentation=persuasion). I tu se uopće ne radi o tome da time gubite objektivnost jer savršene objektivnosti ionako nema. I kad mislite da objektivno prikazujete situaciju, to je opet objektivno samo iz vašeg kuta. Subjektivnost i manipulacija nisu ista stvar, iako je linija koja ih dijeli ponekad vrlo tanka.

Struktura i logika prezentacije: Niz excel tablica i grafova umetnutih u slajdove ne čine prezentaciju. Prezentaciju čini priča koja ima jasnu strukturu, logiku i ciljeve. Pojedini slajdovi i njihov sadržaj su tako moduli koji prenose pojedine poruke tj. dijelove priče. Sposobnost kreiranja priče (tzv. storytelling) iz ponekad ili često suhoparnih podataka je ono što prezentaciju čini zanimljivom. To je zapravo ono što ju čini prezentacijom, jer za samo pokazati par grafova i tablica prezentacija nam uopće nije potrebna.

Količina informacija: da bi donijeli odluke menadžmentu treba limitirani set visokovrijednih informacija. U pripremi prezentacije je ponekad vrlo teško od cijele šume informacija izdvojiti onih par ključnih koje treba komunicirati. Ali to je zapravo posao kontrolera i treba odoljeti iskušenju pokazati „sve“. Posebno je teško kad uložimo veliki trud u neki složeni model, i želimo ga pokazati, a menadžment zanima zapravo samo jedna brojka kao rezultat tog modela. Svoju vrijednost pokazujete upravo konciznim komuniciranjem ključnih informacija, a ne kvantitetom prezentiranog uz stav „pa neka oni vide što im je važno“. Pravi pristup je najčešće upravo suprotan od intuitivnog – treba razmišljati o tome što možemo izostaviti a da priča i dalje „drži vodu“, a ne o tome što još treba dodati.

Vizualni prikaz (kvantitativnih) poruka: fizički dio prezentacije, u PowerPointu ili bilo kojem drugom alatu, je zapravo primarno vizualan način prenošenja informacija. Budući da je vizualni kanal ljudima dominantan izvor informacija to je ono što prezentaciju potencijalno čini moćnim komunikacijskim alatom. Međutim ako nam se prezentacija sastoji isključivo od teksta u obliku tzv. bullet point-ova, tablica kopiranih iz excela i drugih nevizualnih sadržaja, tada nismo iskoristili pravu snagu prezentacije. Umetanjem dekorativnih fotografija ili popularnog clipart-a također ne doprinosimo boljem razumijevanju sadržaja i poruka prezentacije. Postoje smjernice kako vizualno prikazivati svaki pojedini tip informacija, a posebno je to  izraženo u prikazu kvantitativnih informacija. Generalno su grafovi optimalan izbor za vizualno prikazivanje brojaka u prezentacijama, međutim izbor i formatiranje grafa ne radimo prema tome da li nam je nešto lijepo, ili samo iskopiramo kako je u excelu, već prilagođavamo konkretnim porukama koje putem tih prikaza želimo prenijeti. A da se tome posvećuje više pažnje viđali bi puno manje Pie chart-ova u prezentacijama, a za 3D grafove pretpostavite sami.

Sve navedene ali i brojne druge greške mogu se izbjeći strukturiranim pristupom prezentacijama te korištenjem alata i vještina koji dokazano funkcioniraju u praksi i koje uz određeni trud svatko može savladati.

Otvoreni seminar 11.06. u Novigradu, Istra

I Istri trebaju dobre prezentacije. Zbog toga u utorak 11.06. radimo otvoreni seminar u Hotelu Maestral u Novigradu. Plan je uvijek isti: dati polaznicima sve potrebne alate za kreiranje jasnih, strukturiranih, razumljivih i zanimljivih prezentacija. Rad na primjerima iz prakse omogućit će brzo razumijevanje i primjenu novih znanja.

Vidimo se u Novigradu!

Seminar_Plakat_Novigrad

 

Zašto se podrazumijeva da svi znaju napraviti prezentaciju?

Sasvim „normalna“ situacija u poslu: zaposlite se u nekom poduzeću i nakon par dana vam šef da zadatak da napravite kratku prezentaciju o nekoj temi, tj kako se to popularno kaže da „složite par slajdova“. Danas se pod normalno očekuje da svi znaju napraviti prezentaciju i to apsolutno treba podržati jer prezentacije su jezik poslovanja. Međutim je li vas ikada itko naučio kako se to radi, koja su pravila, na što treba paziti? Najvjerojatnije nije. Postoje tečajevi PowerPoint-a i postoje tečajevi prezentacijskih vještina, i oboje su i potrebni i korisni, međutim niti jedan od njih vas neće naučiti izrađivati prezentacije jer im to jednostavno nije fokus. Ako imate sreće, imate kolegu koji zna nešto više od vas i koji je spreman pomoći.

Ako niste te sreće onda imate sljedeće opcije:

  • Improvizacija: put koji vas kroz godine učenja na vlastitim greškama može dovesti do dobre vještine izrade prezentacija, ali naglasak je na godine učenja….
  • Kopiranje: uzmete prezentaciju nekog od kolega i radite nešto slično njima. Obzirom da ni vaše kolege nitko nije naučio znači da vjerojatno ne kopirate baš najbolji primjer i zapravo stvarate začarani krug loših prezentacija jer svi kopiraju ono što su vidjeli bez da znaju zašto kopiraju i je li to dobro
  • Traženje savjeta na internetu: obzirom da kažu da je na internetu sve, tako ima i dobrih i loših edukativnih materijala sa savjetima za izradu prezentacija. Nažalost mnogo je više onih loših, pa i apsurdnih: npr daju čvrsto pravilo da na slajdu ne smije biti više od 5 bulleta, ali se to isto pravilo nalazi na slajdu koji sadrži 7bulleta!? Ili su savjeti banalni, tipa „nemojte koristiti 5 različitih fontova ili boja na istom slajdu“. To će te vjerojatno i sami shvatiti.

Izrada prezentacije nije Rocket science, ali definitivno postoje pravila koja pomažu bolje, brže i efikasnije prenijeti željene poruke vašoj publici. Sada već respektabilnih 25 godina iskustva od prve inačice Powerpoint-a znači da već postoji dovoljno primjera i dokaza što funkcionira, a što ne funkcionira u praksi.

Prezentacija d.o.o. gradi na tom kao i na vlastitom iskustvu.