Pet stvari koje trebate znati o informiranju menadžera

Sposobnost efikasne komunikacije već je godinama prepoznata kao nužna poslovna vještina za svakog „uredskog“ djelatnika, a s posebnim naglaskom na osobe uključene u poslovno odlučivanje na srednjim i višim razinama. Kao posljedica toga pojavio se cijeli niz tečaja, radionica, trenera i programa fokusiranih upravo na razne komunikacijske vještine, pa tako i na prezentacijske vještine obzirom da su prezentacije postale nezaobilazan element poslovne komunikacije i podloga procesu odlučivanja. Problem je međutim što se u segmentu prezentacija svi ti napori fokusiraju ili na „soft skills“ prezentacijske vještine, javni govor i nastup, ili na savjete oko formatiranja pojedinih elemenata PowerPoint prezentacije: upotreba font-ova, boja, i slično. Ono što nedostaje, a što je zapravo ključno, je područje osmišljavanja prezentacije kao neke logične „priče“ te područje izrade prezentacije s naglaskom na efikasno i vizualno prenešenje željenih poruka, čemu neizostavno pripada i efikasno komuniciranje kvantitativnih poruka pravilnim odabirom i formatiranjem grafova. Nužna pretpostavka ovakvog pogleda na prezentacije je sposobnost da od cijele „šume“ informacija koje imamo kreiramo nekoliko ključnih poruka te da jasno definiramo što očekujemo kao ciljeve nakon same prezentacije. Ti se koraci nažalost najčešće preskaću, a gotovo svakodnevno smo svjedoci i žrtve takvih nestrukturiranih, nesuvislih i nejasnih prezentacija.

Kontroling kao ključan dio procesa poslovnog odlučivanja u dijelu analize i pripreme očita je ciljana skupina strukturiranom pristupu prezentacijama. Neke od ključnih grešaka koje kontroleri rade u prezentacijama su slijedeće:

Ciljevi prezentacije: prezentacije bi trebale imati vrlo specifične ciljeve, a ne biti same sebi svrhom. „Imam prezentaciju“ i „trebam pokazati neke brojke“ najčešći je, ali daleko od optimalnog pristupa. Prezentacija je alat koji vam treba pomoći da svoje poruke prenesete putem moćnog (vizualnog) kanala, ali te poruke su tek sredstvo kojim „prodajete“ neku svoje ideje i svoje profesionalno viđenje određene poslovne situacije i preferirane odluke kao vjerojatnog pravog cilja prezentacije.

Objektivnost: Kontroleri se vrlo često izgovorom „objektivnosti“ brane od imanja stava i argumentirane preporuke. Ako vam „prodaja“ ideja zvuči neprivlačno razmišljajte o prezentaciji kao o uvjeravanju (na engleskom se kaže presentation=persuasion). I tu se uopće ne radi o tome da time gubite objektivnost jer savršene objektivnosti ionako nema. I kad mislite da objektivno prikazujete situaciju, to je opet objektivno samo iz vašeg kuta. Subjektivnost i manipulacija nisu ista stvar, iako je linija koja ih dijeli ponekad vrlo tanka.

Struktura i logika prezentacije: Niz excel tablica i grafova umetnutih u slajdove ne čine prezentaciju. Prezentaciju čini priča koja ima jasnu strukturu, logiku i ciljeve. Pojedini slajdovi i njihov sadržaj su tako moduli koji prenose pojedine poruke tj. dijelove priče. Sposobnost kreiranja priče (tzv. storytelling) iz ponekad ili često suhoparnih podataka je ono što prezentaciju čini zanimljivom. To je zapravo ono što ju čini prezentacijom, jer za samo pokazati par grafova i tablica prezentacija nam uopće nije potrebna.

Količina informacija: da bi donijeli odluke menadžmentu treba limitirani set visokovrijednih informacija. U pripremi prezentacije je ponekad vrlo teško od cijele šume informacija izdvojiti onih par ključnih koje treba komunicirati. Ali to je zapravo posao kontrolera i treba odoljeti iskušenju pokazati „sve“. Posebno je teško kad uložimo veliki trud u neki složeni model, i želimo ga pokazati, a menadžment zanima zapravo samo jedna brojka kao rezultat tog modela. Svoju vrijednost pokazujete upravo konciznim komuniciranjem ključnih informacija, a ne kvantitetom prezentiranog uz stav „pa neka oni vide što im je važno“. Pravi pristup je najčešće upravo suprotan od intuitivnog – treba razmišljati o tome što možemo izostaviti a da priča i dalje „drži vodu“, a ne o tome što još treba dodati.

Vizualni prikaz (kvantitativnih) poruka: fizički dio prezentacije, u PowerPointu ili bilo kojem drugom alatu, je zapravo primarno vizualan način prenošenja informacija. Budući da je vizualni kanal ljudima dominantan izvor informacija to je ono što prezentaciju potencijalno čini moćnim komunikacijskim alatom. Međutim ako nam se prezentacija sastoji isključivo od teksta u obliku tzv. bullet point-ova, tablica kopiranih iz excela i drugih nevizualnih sadržaja, tada nismo iskoristili pravu snagu prezentacije. Umetanjem dekorativnih fotografija ili popularnog clipart-a također ne doprinosimo boljem razumijevanju sadržaja i poruka prezentacije. Postoje smjernice kako vizualno prikazivati svaki pojedini tip informacija, a posebno je to  izraženo u prikazu kvantitativnih informacija. Generalno su grafovi optimalan izbor za vizualno prikazivanje brojaka u prezentacijama, međutim izbor i formatiranje grafa ne radimo prema tome da li nam je nešto lijepo, ili samo iskopiramo kako je u excelu, već prilagođavamo konkretnim porukama koje putem tih prikaza želimo prenijeti. A da se tome posvećuje više pažnje viđali bi puno manje Pie chart-ova u prezentacijama, a za 3D grafove pretpostavite sami.

Sve navedene ali i brojne druge greške mogu se izbjeći strukturiranim pristupom prezentacijama te korištenjem alata i vještina koji dokazano funkcioniraju u praksi i koje uz određeni trud svatko može savladati.