Treba li prezentacija biti pametna ili lijepa?

Kolumna za Poslovni dnevnik: http://www.poslovni.hr/tips-and-tricks/treba-li-prezentacija-biti-pametna-ili-lijepa-269748

U skladu s predrasudama da je izrada prezentacije igra s fontovima i grafovima, klijenti me često traže da im ‘uljepšam prezentaciju’.

Priča je 'ljepilo' koje informacije drži na okupu/FOTOLIA
Priča je ‘ljepilo’ koje informacije drži na okupu/FOTOLIA

Područje osmišljavanja i izrade prezentacija je prepuno mitova i predrasuda. Jedna od najukorijenjenih takvih predrasuda je ta da za napraviti dobru prezentaciju prvenstveno treba biti dizajner, odnosno treba se znati napraviti lijepe slajdove.

U skladu s time je i opće prihvaćena percepcija prezentacija i poslova vezanih za izradu prezentacija kao nečega gdje se prvenstveno igra s bojama, fontovima, oblicima i drugim vizualnim elementima prezentacije. Tako i mene klijenti često traže da im “uljepšam” prezentaciju. Do istog zaključka ćete doći i ako na internetu potražite savjete i pravila za izradu prezentacija jer oni će se u velikoj većini slučajeva odnositi upravo na takve aspekte prezentacija. Daleko od toga da se tu ne može naći kvalitetnih savjeta, međutim oni su uglavnom vrlo daleko od onoga što je za prezentacije ključno. To bi otprilike bilo kao da kada kupujete automobil da se fokusirate na boje i dizajn sjedala.

Iako nisu potpuno nevažni, boje i dizajn sjedala vrlo vjerojatno ne bi trebali biti visoko na listi prioriteta kod odabira automobila. Ono što je kod automobila mnogo važnije je nesumnjivo oblik karoserija i namjena automobila, broj sjedala, performanse, zapremnina prtljažnog prostora i slično. Tako i kod prezentacija postoje mnogo važnije stvari od boja i fontova iako one nažalost uglavnom promaknu prosječnoj osobi koja je fokusirana na uljepšavanje. Elementi koji su ključni za osmišljavanje i izradu prezentacije su ciljevi, struktura, priča i vizuali.

Ciljevi
Nije potrebna prevelika mudrost da se zaključi da prezentacija treba imati cilj, međutim čitajući ili slušajući brojne prezentacije nerijetko se zapitamo imaju li one neki cilj osim “dogurati” do posljednjeg slajda. Ako govorimo o poslovnim prezentacijama, tada je prezentacija najčešće određeni temelj i priprema za donošenje poslovne odluke. Stoga vrlo jasno trebamo odrediti koji su to konkretni ciljevi naše prezentacije: želimo li nekoga u nešto uvjeriti, želimo li nešto prodati, želimo li educirati publiku? Što konkretnije definiramo ciljeve to imamo bolju šansu prezentaciju usmjeriti da te ciljeve i postignemo.

Struktura
Kada smo odradili pripremu prezentacije, a prvenstveno dobro definirali ciljeve u odnosu na publiku i postojeći poslovni kontekst, tada je potrebno definirati strukturu prezentacije odnosno odrediti njene sastavne dijelove. Sastavni dijelovi prezentacije su teme odnosno neke cjeline koje želimo obuhvatiti u odnosu na cilj prezentacije. Osim samog definiranja cjelina trebamo voditi računa i o logičnom poretku tih cjelina kao i na željenom naglasku na pojedine dijelove. Ovaj dio je nažalost najčešće posljedica toga koliko “materijala” imamo o pojedinoj temi, a ne nešto što je napravljeno i promišljeno s namjerom.

Priča
Nešto što je s jedne strane ključno, a s druge strane ljudima vrlo teško prihvatiti je promjena fokusa od velike količine podataka koje “istovarimo” u prezentaciju prema nekolicini ključnih poruka koje zapravo publici želimo prenijeti. A te ključne poruke sa svojim redoslijedom zapravo čine priču koja je temelj prezentacije, dok je sva sila podataka samo nešto što nam može pomoći tu priču argumentirati i potkrijepiti dokazima. Priča je to ljepilo koje informacije drži na okupu te im daje interpretaciju i smisao. Priča je začin koji od suhoparnih podataka može učiniti nešto zanimljivo, nešto što vrijedi poslušati ili pročitati. Mislite li da su vam prezentacije dosadne, priča je to na čemu trebate poraditi.

Vizuali
Fizički dio prezentacije, odnosno popularni “slajdovi” dolaze tek na kraju procesa osmišljavanja prezentacije. Kao što se pri snimanju filma ne uzme odmah kamera i počne se snimati, nego se prvo napravi plan, scenarij, storyboard i sve drugo što je potrebno prije samog snimanja, tako i pri izradi prezentacije sami slajdovi dolaze tek na kraju. U praksi je nažalost situacija da kada trebamo napraviti prezentaciju da odmah upalimo PowerPoint ili neki drugi program i počnemo sklapati prezentaciju od par starih slajdova, par novih, par slajdova koje nam pošalje kolega, a sve bez ikakvog koncepta i pripreme. I to se vidi. Slajdovi su ustvari vizualni moduli koji prenose određene dijelove priče, tj određene ključne poruke prezentacije i stoga je nemoguće napraviti dobar slajd prije nego što su te ključne poruke jasno definirane. Slajd ima namjenu da što više vizualnim jezikom prenese i ilustrira naše ključne poruke po osnovnom principu jedan slajd=jedna poruka.

Na samom kraju izrade prezentacije možemo se posvetiti bojama, fontovima i ostalom formatiranju pojedinih elemenata slajda te tako dodati onaj završni finiš i “ljepotu” prezentaciji. Međutim sada već znate da prava ljepota dolazi iznutra, a zove se razumljivost, jasnoća, strukturiranost, odnosno sve što prezentaciju čini pametnom i što bi na red trebalo doći puno prije i čemu bi trebalo pridavati puno više pozornosti u odnosu na boje i fontove. Tako je i sama izrada prezentacije mnogo pametniji posao nego što to ljudi misle, odnosno zahtijeva mnogo više razmišljanja, analiziranja i strukturiranja nego napora da se nešto učini samo lijepim. Dobra vijest je da su pametne, jasne, strukturirane i logične prezentacije najčešće ujedno i lijepe.

* Autor Luka Krejči, MBA, je direktor i predavač u tvrtki Prezentacija d.o.o. koja se bavi poslovnim prezentacijama